Integrasi Sistem dan Manfaat Bagi PLN Yogyakarta

IT Master Plan PLN dibuat pada tahun 2004, bentuk riil PLN dari rencana tersebut adalah mengembangkan IT secara bertahap ditubuh PLN, seperti membangun sistem informasi secara on-line menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang centralized serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan Sistem tersebut.

Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu: divisi keuangan, divisi logistik dan divisi sumberdaya manusia. Ujicoba Pilot project dilakukan di kantor PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang, distribusi Bali, dan kantor Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa-Bali.

Dengan pertimbangan khusus, PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP, dan bekerja sama dengan Accenture sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. Bisnis Proses PLN yang sangat spesifik dan berbeda dari perusahaan listrik di dunia yang lain, maka beberapa modul pada sistem ERP perlu di sesuaikan dengan kebutuhan dari PLN itu sendiri.

Tim Imbangan Pilot ERP

Seperti pada Kasus BIG-BANG NIBCO yang membentuk TRIAD, maka pada kasus ini, PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem.

Tim ini terdiri atas 2 tim :

1.     Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2.    Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Go-Live Sistem ada 3 tahap perencanaan "Go-Live" sistem di PLN :

1.      Tanggal 29 Des 2005, tahap menerapkan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN, PLN distribusi Jakarta Raya & tangerang, bali dan P3B Jawa-Bali.

2.      Tanggal 1 april 2006, tahap menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.

3.      Tanggal 1 juli 2006, tahap menerapkan fungsi logistik, keuangan dan SDM di PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.

Perubahan Utama pada penerapan ERP di PLN

Penerapan ERP di PLN sedikit-banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN.
Perubahan tersebut adalah seperti berikut:

Manajemen Organisasi :

• struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.
• perubahan organisasi harus disetujui dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN
• jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari jabatan-jabatan di perusahaan.
• Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
• Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
• Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Administrasi pegawai :

·         Tanggal pada surat penggajian harus konsisten.

·         Pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem.

·         Perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam sistem.

Administrasi Waktu Kerja :

·       Manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem.

Penggajian :

·         Proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit.

·         Data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan.

·         Data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan, agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian

Penerapan ERP yang dilakukan oleh PLN PT. Persero Yogyakarta sedikit banyak telah membawa PLN menjadi lebih maju. Karena semua sistem yang dilakukan telah terintegrasi secara otomotis dengan PLN pusat. Dengan adanya integrasi tersebut, diharapkan PLN PT. Persero Yogyakarta akan semakin loyal terhadap para pelanggan.